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『Excel2019自学教程』1.2数据表基本操作

工作表的基本操作。

工作簿由一个或多个的工作表组成,而工作表又由很多个的单元格组成,这些小方格就叫做单元格,每一个单元格都有它的编号。单元格编号就像地图的经纬坐标。

·像这个"物理"的单元格是由列标E和行号2组成,叫E、E单元格,在左上角的编号栏里有显示。

·而这个物理91分的单元格是由E3单元格组成,上面的英文字母是代表每一列的坐标,叫列标,就像地图的经度。而左边的数字就是每一行的行号,它就像地图上的纬度。大家记清楚,上面的字母叫列标,是代表每一列的编号。左边的叫行号,代表每一行的编号。

·像这个单元格就是D8单元格,是由D列和8行组成,这和地图的经线和纬线所组成的地理坐标是一样的原理的。

每一张工作表都有自己的名称,在工作表下面的标签栏有显示,这工作表叫学易,是新建工作表的时候默认的名称。现在把它的名字改一下,右键单击,点从命名,然后输入想要的名字,就把它重命名为初一。另外两张工作表命名为初二和初三。

如果想增加工作表,可以点这个加号增加。要删除工作表,可以右击,再单击删除。要调整工作表的顺序,鼠标对着工作表标签,按住鼠标左键不放,然后拖动到合适的位置放手就可以了。

如果要复制或者移动工作表,单击鼠标右键,选择移动或复制。在这里有一个"建立副本"的复选框,如果勾选就是复制工作表,如果没有勾选就是移动工作表。要在当前工作簿建立一个工作表副本,就勾选建立副本。然后在中间的列表里,选择要建立在哪一个已有的工作表前面。

如果要复制或者移动到其他已打开的工作表里面,那就在这个下拉框,选择已打开的工作簿,这里选的这个我之前新建的工作簿,然后确定。在新建的工作簿里就多出来刚刚复制过来的工作表了。因为刚才选择了建立副本,所以原来的工作簿里这个"初一"的工作表还在。

如果刚才没有勾选建立副本,那就是移动工作表到新的工作簿里,原来的工作簿里就没有这个工作表了。工作表还可以隐藏,有一些工作表如果不想给别人看到可以把它隐藏起来。方法是鼠标对着要隐藏的工作表标签右击,然后选择隐藏,这样就隐藏起来了。

如果想把它重新显示出来,鼠标对着任意一个工作表标签右击,然后点击取消隐藏,选择需要取消隐藏的工作表,因为这里只隐藏了一个工作表,就是它了,再单击确定就可以重新显示出来了。

还可以对工作表标签设置颜色以作标注,方法是右键单击工作表标签,选择工作表标签颜色,然后在右边弹出来的色卡里选择一个颜色,这里选择红色,标签变成红色了。想取消颜色标注方法也是一样,右键单击,在工作表标签颜色弹出来的色卡里选择无颜色就可以了。

表格编辑过后需要进行保存,一般的保存方式就不多说了,无非就是在保存的时候选择要保存的路径,然后确定,相信这个大家都懂。

我要说的是两种特殊的情况。

·第一种,高版本的Excel制作出来的文件要在低版本的Excel中打开,Excel是保持着高版本向下兼容低版本的文件,但反过来低版本的Excel就不一定能打得开高版本的文件。像现在这个2019版的,如果用默认的保存方式出来的文件在2003版和97版上面是打不开的。

如果遇到这种情况怎么办?可以在保存的时候单击文件选项卡,选择另保存为,选择要保存的路径,点开保存类型右边的下拉列表,在这里选择一个低版本的降版保存方式,把它保存为Excel97-2003工作簿,再确定,这样保存出来的文件就可以在低版本的Excel中打开了。

但这种降版保存的文件有一个缺点,如果表格用到了一些高版本才有的新功能,降版保存的文件会把这部分新功能取消,原因是旧的版本不支持这些功能,所以大家尽量更新一下自己Excel的版本,以免出现功能缺失。

·第二种特殊情况,如果编辑了半天的表格突然间发生意外,例如断电或者系统出错而没来得及保存,那怎么办?要认命吗?Excel提供了自动保存功能,默认每10分钟自动保存一次,这个时间间隔可以更改。方法是单击文件选项卡,选项保存,在这个位置可以更改保存的间隔,大家可以根据自己的实际情况来更改,但也不要把时间调的太短,这样会增加你电脑的负担。这里可以更改自动保存文件的保存位置,这里就用默认好了。

现在就演示一下,在这种特殊情况下,怎么打开自动保存的文件。现在就打开任务管理器,然后强行中断Excel的进程,模拟突然发生的意外,这样Excel没保存就给关闭了。然后重新打开Excel文件,大家可以看到左边有个文档恢复的窗口,这个就是自动保存的文件。单击右边的倒三角型,选择另存为,然后选择路径,把它重新保存一下就可以了。

如果你的工作簿文件不想给别人打开,可以设置一个密码,选择文件选项卡,单击信息,单击保护工作簿按钮,选择用密码进行加密,然后输入一个密码,确定后,再重复输入一次,再确定,然后把工作部保存一下。已经给文件加密了,到下次要打开的时候,需要输入密码才能进入,这样就可以保护你的文件。

要取消密码,选择文件选项卡,单击信息,单击保护工作簿按钮,选择用密码进行加密,把密码框里面的密码删除,然后确定,再保存一次文件。现在密码被取消,下次打开文件的时候就不需要输入密码了。这章就讲到这里,再见。

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