理论框架 | 制表要点 | 数据分析
编辑 | 夏喵喵
学委批注：学习技能不在于多，而在于精，更要带着思考去运用。
学Excel，要掌握很多函数公式、功能、技术的部分，但是到了最后会发现，其实顶多用二十个函数就可以解决工作中百分之八九十的问题。
但更重要的是，理论的框架一定要搞清楚。
很多学员在工作中，状况层出不穷，实际上很多时候是因为数据表的问题。《你早该这么玩Excel》， 恰恰就从这个层面上讲到Excel的一些原理。实际上，这本书有两个核心的要点：
◆ Excel软件有两个重要的表：数据表、分类汇总表（报表）。其他所有Excel数据分析的根源，都是把一个原始的数据表， 转化成我们想要看到的各种各样的报表。
◆ 分类汇总表（报表），其实不需要手动去创建，而是通过数据表把它变出来。要想轻松顺利地使用Excel做数据分析，前提是有一张标准规范的数据表。
因此，如何做出高品质、一目了然的数据表至关重要。
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在制作表格时，需要注意以下几点：
● 顾全局：对表格进行定性、定量和定损，明确我们需要做什么、做多少以及怎么做。
● 知目的：在确认修改或者新建表格时，先明确需求，即想要通过什么表格来达到什么样的目的。
● 勾轮廓：在明确需求后，将设计表格的目的翻译成Excel原文件中的字段名称，并对表中的字段进行拓展和完善。
● 定结构：从工作顺序和录入方式两方面来调整表格的字段。
● 细打磨：对表格进行装修、美化。装修美化表格有四点：清晰、安全、智能、美观。
下面以一个案例进行分析。
在图中有上下两个表格，上面表格先进行第一步：背景确认。
可以看到这是一份随处可见的财务报表，定性和定量的过程可以跳过，需要做的是对其进行定损。
首先，录入数据很麻烦，因为表格很宽，要找到对应的单元格很困难；
其次，各种各样的数据交织在一起，查询明细时不方便、也没有办法筛选和排序；
再次，表格的设计方法、方式决定了明细数据只能按月记录。这就表明，这个表格一年下来要有12份文档。
表格太多对后面的全面分析数据和大范围查看工作都会产生影响，最后也不容易得到分类汇总表。
第二步：明确需求。
这是一份财务报表，需求就是通过原数据表来得到现金流量统计表。
第三步：进行字段设定。
从原来的明细表中可以得到三个字段：日期、凭证号和金额。然后再分析原表，可以发现原来的三级表头又代表了三个字段：
◆ 经营活动现金净流量是一级字段，代表了现金的支出或者收入于哪类活动。
◆ 经营活动现金流入是二级字段，明确了该类活动下的现金是流入还是流出。
◆ 税费返还现金流入是三级字段，指明了今年活动现金流入的子类别，于是又得到另外三个字段：大类、流向和子类。
也就是说，在字段设定环节找到了六个字段，分别是日期、凭证号、金额、大类、流向和子类。
第四步： 流程分析。
按照工作顺序来说，一般都是先录入日期，然后录入凭证号和金额，最后再录入类别。从录入方式上来看，日期、凭证号和金额这些都应该要手工录入， 而所属类别虽然也是手工录入，但是因为有标准的分类，只需要使用下拉框来筛选即可。
第五步：对现有的表格进行美化。
例如突出标题行、为所属类别设置有效性、调整字体大小、对齐格式。最后就得到了图片下方所需要的原数据表。 再通过数据透视表功能，快速得到现金流量统计表。
现在看来， 改造后的报表是不是更加清晰和一目了然呢？
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在制作表格时，还经常会用到一些辅助的图表帮助我们分析数据。日常工作中，常用的无外乎三个图表：
◇ 饼图：用于对比份额和分布信息等。因为它能够很直观地通过大小来说明比例关系，而不是数值本身。
◇ 柱形图：一般用来比较数值，例如不同的年度收入。
◇ 折线图： 通常用来表示趋势，例如公司每年的员工人数变化、公司每年的收入增长趋势、以及公司每个月的培训数量等。
在工作中，电脑也会存有大量的Excel文件往往涉及到一些敏感数据，这就要求我们对自己的报表进行妥善的管理和保管。首先要确认它们存在于电脑之中， 其次要对它们进行有效的分类，最后要定期的备份。简言之就是，存档、分类和备份。
这样做的目的，是保证上级需要的报表能够在短时间内找到；同事提供的报表，不需要让其重复提供；报表不小心丢失了，也有备份的文档保障数据安全。
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工作中不仅仅是做好表格，就可以得到同事和老板的认可，还需要一些小的技巧。
例如在做表格之前，要先清楚老板想要什么、这份表格完成的时间节点以及其他的特殊要求等。而在表格制作表格的过程中，也要注意汇报表格的进度，并保证按时完成。
同时，时刻保持表格的整洁、美观、数据安全性，也可以体现出良好的职业素养和审美品味，在其他同事和老板的心中建立起自己的高品质的形象。
发邮件时，也应该要注意在邮件中是否有错别字、是否添加附件以及对附件内容进行简要描述等。
因为我本身从事培训和人事工作，经常会发送一些邮件给上级领导或者公司的其他人，在使用邮件的过程中也会遇见一些问题。比如刚开始在文件中没有添加附件，马上添加附件再发过去时，一定要注意解释两封邮件有什么不同。不发重复性的双胞胎邮件， 这一点很重要。
另外，在工作中还要善于及时总结和分享，这样既可以给自己留有一个经验总结，还可以给同事提供方便， 同时也给老板留下良好的印象。
最后我用书中的一段话来作为结束语：
“工作也好，生活也好，活的不是方法，而是态度。就如同照镜子，你对镜子笑，镜子也会对你笑，敷衍着过日子的人一定被日子敷衍。认真对待工作的人，才能被工作认真对待。我相信因果，更相信因果需要自己把握。机会和运气不是偶然的，而是我们的所作所为一点一滴积累而成的。努力了，未必一定会成功，但是不努力一定不会成功。”
△以上内容选编自知行课单纵横职场栏目「读书邦」
书籍：《你早该这么玩Excel》
读书嘉宾：广州海颐软件有限公司 培训主管--屈圣楠
张卓点评：
非常感谢屈圣楠老师用心的分享，她把案例中数据表的每一个类别分得非常清晰，这样就方便后面再去做数据透视表、做各种数据分析。
Excel的三个重要的元素：数据表、分类汇总表（报表） 、图表。
它们的关系在下面这张图里。
如果想要创建一个Excel的图表，前提是你的表格，一定是一张分类汇总表（报表）。
报表，最忌讳的是自己手动去把它画出来，而是要创造一个数据源把它变出来。把一个数据表转化成报表， 工具有很多，比如数据透视表、函数等。
报表（分类汇总表）通常有两种形式：
一种是数据型的报表，中间是数字。
一种是文本型的报表，中间是文本信息。
创建数据型的报表，只要原始表是一个标准的数据表，然后通过数据透视表工具，就可以把它创建出来。而文本型的报表，用数据透视表创建不了。
文本型的报表，如何来创建呢？
如果报表中间的信息是文本，通常是由查询而得到， 因为它不需要做计算，一定是把文本信息从一个数据表里转化到或者填写到一个报表里。这时， 通常要使用的是一些查询函数，比如Vlookup，因为Vlookup函数的本质是把一个数据表转化成报表。
需要提醒的是：不要把目光过多地放在一个函数要到底如何用，要稍微站高一点，想想为什么用这个函数，不用这个函数会产生什么效果。
有的时候， 我们要看做的事情到底是什么， 是把一个数据表转一个报表，还是把一个数据表转化成另外一张数据表？
当我们看表格的种类去思考问题时，这些函数就会信手拈来。
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